Waar je op moet letten bij het kiezen van een congreslocatie

De prijs van de locatie is wel een grote factor bij het kiezen van een congreslocatie. Alleen is het slechts een deel van de puzzel. Hier zijn een paar andere factoren waarmee je rekening moet houden bij het zoeken naar de juiste locatie voor een congres.  

Grootte 

Het is duidelijk een slecht idee om een te kleine locatie te boeken waar iedereen in een kleine kamer moet persen. Evenzo een gigantische locatie voor een relatief bescheiden publiek het congres ook leeg en slecht bezocht laten aanvoelen. 

Locatie 

Het is het beste om een ietwat afgelegen locatie te kiezen, zodat deelnemers zich beter kunnen concentreren op het congres zelf. Nog beter als de locatie een rustgevende omgeving heeft dat mensen helpt te ontspannen. 

Catering 

Congressen duren vaak een hele poos. Daarom is het goed om het eten voor de gasten te verzorgen. Is catering inbegrepen bij de locatie of kunnen externe cateringbedrijven gemakkelijk binnen komen en werken? Zo nee, zijn er geschikte restaurants en cafés in de buurt? (Houd rekening met eventuele speciale dieetwensen: veganistisch, koosjer, notenvrij, etc.) 

Vervoer

Hoe gemakkelijk is het voor deelnemers om met het openbaar vervoer naar de locatie te reizen? Zijn er voldoende parkeerplaatsen voor degenen die rijden? Deze dingen moeten allemaal overwogen worden bij het kiezen van een goede congres locatie.  

De perfecte congreslocatie  

De Kuip is de perfecte congreslocatie Rotterdam. De locatie kan namelijk 2,5 duizend personen faciliteren. In overleg kan geregeld worden dat er een catering beschikbaar is zodat alle 2,5 duizend bezoekers een lekkere maaltijd voorgeschoteld krijgen. Het stadion ligt aan de A16 en is goed te bereiken met het openbare vervoer. Voor de mensen die wel met de auto willen komen zijn er meer dan 1000 gratis parkeerplaatsen beschikbaar. De congreslocatie bestaat uit 17 zalen die apart of gecombineerd gebruikt kunnen worden. Hierdoor kan je is de ruimte niet te groot voor een klein congres van bijvoorbeeld 200 man, maar ook een groot genoeg voor een congres van 2000 man. De zalen bieden ook de mogelijk om verschillende ruimtes te creëren. Zo kan je bijvoorbeeld 2 zalen gebruiken voor de ontvangst, 3 voor de caterings en dan twee grote ruimtes van 6 zalen waar toespraken gehouden kunnen worden door de experts.